Szafy kartotekowe – zastosowanie i zalety

Szafy metalowe kartotekowe to meble, którym niestraszny jest upływ lat.  Nawet przy rosnących trendach prowadzenia obiegu dokumentów w formie elektronicznej.  Niemal każda firma musi przechowywać aktualną lub zarchiwizowaną dokumentację i trudno jest wyobrazić sobie coś bardziej odpowiedniego do tego zadania niż szafkę niż szafki kartotekowe.

Jednak format i liczba dokumentów, częstotliwość korzystania z szafki na dokumenty i wiele innych czynników nakładają pewne wymagania na rodzaj szafy. W naszym artykule podpowiemy, jakie są szafki kartotekowe, jakie jest ich wypełnienie oraz podamy zalecenia dotyczące wyboru tych mebli.

Konstrukcja i zastosowanie szafek kartotekowych metalowych

Każda szafka na dokumenty służy do przechowywania dokumentów, kart, dysków i innych rodzajów materiałów. Kluczową różnicą między szafkami na dokumenty a innymi meblami biurowymi jest możliwość umieszczenia papieru na podstawie określonego znaku.

Konstrukcja metalowej szafki na dokumenty obejmuje:

• metalową obudowę;
• prowadnice teleskopowe zapewniające płynne działanie szuflad;
• szuflady wyposażone w wiszące uchwyty na foldery lub pliki;
• centralny zamek, dzięki któremu zapewniona jest ochrona zawartości szafy;
• mechanizm, który nie pozwala na wyciągnięcie wszystkich szuflad jednocześnie, w wyniku czego uzyskuje się stabilność konstrukcji.

Ten element mebli biurowych zapewnia najwygodniejsze przechowywanie dokumentów w dowolnym formacie. Najczęściej dziś stosuje się papiery A4 i A5 – są one umieszczone w takiej szafce pionowo. Podczas gdy największy z formatów-A1-jest umieszczony w wysokich pudełkach poziomo.

Szafy metalowe kartotekowe są aktywnie wykorzystywane w następujących obszarach:

• instytucje państwowe, w tym instytucje archiwalne;
• fundacje biblioteczne i same biblioteki;
• fundusze społeczne;
• organy ścigania;
• placówki medyczne;
• kancelarie notarialne;
• placówki oświatowo-wychowawcze;
• banki i inne struktury finansowe;
• firmy budowlano-projektowe;
• biura architektoniczne i projektowe;
• muzea.

Zalety szafek metalowych na dokumenty

Szafy kartotekowe przede wszystkim ochronią przechowywaną w nich dokumentację. Metalowa szafa może nawet ochronić papiery podczas pożaru, ponieważ gruby metal nie jest podatny na spalanie lub topienie nawet w warunkach silnego zapłonu. Kształt konstrukcji pozostaje niezmieniony, a drzwi zapobiegną przedostawaniu się ognia. Takie meble nie wymagają też specjalnej pielęgnacji – wystarczy okresowo wycierać kurz i utrzymywać zamki w dobrym stanie technicznym.

Wysokie szuflady umożliwiają przechowywanie dokumentów w pionie. Z kolei konstrukcja do poziomego umieszczania dokumentów jest bardziej pojemna i pozwala na instalację nawet 20 szuflad jednocześnie, co szczególnie doceniają kupujący takie meble. Są to więc szafy niezwykle pojemne, wygodne i dostosowane do nawet najtrudniejszych warunków. Zaprojektowane są tak, by były ponadczasowe i maksymalnie efektywnie spełniały swoje zadanie. 

Jak wybrać dobrą szafę kartotekową?

Kupując szafkę na dokumenty, ważne jest, aby wziąć pod uwagę takie cechy, jak całkowity przepływ dokumentów, format i rozmiar dokumentów w firmie. Jeśli w danym miejscu wciąż przybywa dokumentów, które wymagają przechowywania, zbyt mała szafa kartotekowa niestety może szybko się zapełnić i być niewystarczająca. Dobór jej rozmiaru do potrzeb firmy lub instytucji z pewnością sprawi, że posłuży ona przez długie lata.